HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE CALIDAD

La gestión de calidad es la encargada de poner en práctica la política de calidad, mediante un sistema, el cual tiene herramientas para poder llevar a cabo esa gestión. Estas herramientas ayuda mejorara al gestión de calidad de una organización.


Diagrama Causa – Efecto


El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la causa.


Como confeccionar un diagrama Causa – Efecto


A continuación veremos como el valor de una característica de calidad depende de una combinación de variables y factores que condicionan el proceso productivo (entre otros procesos). Vamos a utilizar el ejemplo de fabricación de mayonesa para explicar los Diagramas de Causa-Efecto:







 La variabilidad de las características de calidad es unefecto observado que tiene múltiples causas. Cuando ocurre algún problema con la calidad del producto, debemos investigar para identificar las causas del mismo.


Para hacer un Diagrama de Causa-Efecto seguimos estos pasos:


1_ Decidimos cual va a ser la característica de calidad que vamos a analizar. Por ejemplo, en el caso de la mayonesa podría ser el peso del frasco lleno, la densidad del producto, el porcentaje de aceite, etc. Trazamos una flecha gruesa que representa el proceso y a la derecha escribimos la característica de calidad:





 2_ Indicamos los factores causales más importantes y generales que puedan generar la fluctuación de la característica de calidad, trazando flechas secundarias hacia la principal. Por ejemplo, Materias Primas, Equipos, Operarios, Método de Medición, etc.:





 3_ Incorporamos en cada rama factores más detallados que se puedan considerar causas de duda. Para hacer esto, podemos formularnos estas preguntas:


¿Por qué hay duda o dispersión en los valores de la característica de calidad? Por la fluctuación de las Materias Primas. Se anota Materias Primas como una de las ramas principales.
¿Qué Materias Primas producen fluctuación o dispersión en los valores de la característica de calidad? Aceite, Huevos, sal, otros condimentos. Se agrega Aceite como rama menor de la rama principal Materias Primas.
¿Por qué hay fluctuación o dispersión en el aceite? Por la fluctuación de la cantidad agregada a la mezcla. Agregamos a Aceite la rama más pequeña Cantidad.
¿Por qué hay variación en la cantidad agregada de aceite? Por funcionamiento irregular de la balanza. Se registra la rama Balanza.
¿Por qué la balanza funciona en forma irregular? Por que necesita mantenimiento. En la rama Balanza colocamos la rama Mantenimiento.


Así seguimos ampliando el Diagrama de Causa-Efecto hasta que contenga todas las causas posibles de dispersión.


4_ Finalmente verificamos que todos los factores que puedan causar dispersión hayan sido incorporados al diagrama. Las relaciones Causa-Efecto deben quedar claramente establecidas y en ese caso, el diagrama está terminado.





 Un diagrama de Causa-Efecto es de por si educativo, sirve para que la gente conozca en profundidad el proceso con que trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los Efectos y sus Causas. Sirve también para guiar las discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un problema de calidad. Y permite encontrar más rápidamente las causas asignables cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.


Técnica DAFO ó FODA


Esta técnica permite diagnosticar una situación de forma global identificando las debilidades, las amenazas, las fortalezas y las oportunidades de la organización.


Podemos aplicar esta técnica en toda situación de gestión y a empresas de cualquier tamaño, incluso en ámbitos muy distintos al empresarial como puede ser el personal. Definamos ahora en que consisten los apartados que forman un DAFO


DEBILIDADES: son los factores o circunstancias internas, relativas al presente y de carácter negativo. Es lo negativo de una situación. Son posiciones desfavorables ante una circunstancia que suponen la incapacidad de no poder responder eficazmente a las oportunidades y amenazas del entorno.


AMENAZAS: situaciones desfavorables, externas, y de carácter negativo que presenta el entorno de la situación que estamos analizando. Son las aquellas situaciones que nos impiden lograr las oportunidades, son las limitaciones.


FORTALEZAS: elementos o factores de carácter positivo e internos al propio grupo o situación. Posición favorable de una organización o asunto, que las sitúan en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o amenaza. Son los mejores aspectos de una situación.


OPORTUNIDADES: situaciones favorables, futuras, de carácter externo, cuyo aprovechamiento adecuado u oportunidad mejoraría la situación u organización. Son las posibilidades de cambio positivo.


Se puede representar a través de un matriz de doble entrada, en la que en el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos, y en la linea vertical, están los factores externos e internos.





Aplicación del análisis DAFO


Es conveniente comenzar buscando y analizando las fortalezas y debilidades internas , sobre las cuales se tiene control, y luego las compararlas de maneras objetivas y realista con la competencia, con las oportunidades y las amenazas claves del sector externo, variables que no podemos controlar.


FORTALEZAS Y DEBILIDADES


Al evaluar las fortalezas hay que diferenciar las FORTALEZAS COMUNES de las FORTALEZAS DISTINTAS. Las fortalezas comunes son aquellas que la mayoría de las empresas u organizaciones las tienes y se considera que están en igualdad de condiciones. Pero si una empresa tiene fortalezas que solo las tienen un grupo reducido de organizaciones del rubro, estamos ante la presencia de fortalezas distintas, y son las que saber aprovechar, explotar y desarrollar, para obtener una ventaja competitiva en el mercado.


Las debilidades de la organización o empresa son las que impiden desarrollar estrategias que mejoren las fortalezas y son generadoras de amenazas, por lo tanto hay que enfocarse en minimizarlas para poder crecer competitivamente en el rubro y llevar a cabo la misión y visión de la empresa.


OPORTUNIDADES Y AMENAZAS


La empresa debe aprovechar las oportunidades y reducir las amenazas. Hay que tener en cuentas las áreas de la empresa ya que pueden aparecer oportunidades organizacionales, y amenazas organizacionales. Las primeras aparecen en los sectores donde se pueden generar buenos resultados y las amenazas en las áreas que tienen dificultad en alcanzar objetivos.


RELACIÓN ENTRE LOS CUATROS ASPECTOS


Existe relación estrecha entre las variables a analizar, las fortalezas pueden ser generadas por varios aspectos positivos, y se encuentran en áreas bien desarrolladas permitiendo aprovechar oportunidades existentes y posibilitando la aparición de otras nuevas. Las debilidades son generadas por aspectos negativos y posibilitan la aparición de amenazas. La falta de desarrollo y aprovechamiento de las fortalezas puede generar debilidades y por ende amenazas, las áreas mas debilitadas son propensas a amenazas. En cuanto a lo externo las oportunidades aparecen cuando la empresa esta fuerte y reduciendo así la cantidad de amenazas, en cambio si tenemos más debilidades que fortalezas las amenazas no dejaran que aparezcan oportunidades.


No existe la empresa u organización perfecta, todas tiene en mayor o menor medida debilidades y amenazas, lo que se trata es de balancear siempre a favor de los aspectos positivos y minimizando el numero de debilidades y amenazas.


Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es por lo tanto útil en la determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas. Este permite ver cuáles son los problemas más grandes, permitiéndoles a los grupos establecer prioridades. En casos típicos, los pocos (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables por la mayor parte el impacto negativo sobre la calidad. Si enfocamos nuestra atención en estos pocos vitales, podemos obtener la mayor ganancia potencial de nuestros esfuerzos por mejorar la calidad.


¿Cómo se usa?


Definimos cuales son las categorías a utilizar.
Definimos el período de tiempo a evaluar.
Definimos cual va a ser la unidad de medida (frecuencia, porcentaje, costo, tiempo, cantidad, etc.).
Recolecto los datos.
Construimos el gráfico.
Se puede graficar también el porcentaje acumulado (opcional).


Ejemplo diagrama de Pareto


Analizaremos los reclamos de una fábrica de Aceites


1. Los clasificamos según las categorías que aparecen en la tabla de datos.
2. Periodo: Año ‘97
3. La unidad de medida: cantidad de reclamos
4. Tabla de datos